Der Klang einer freundlichen Stimme am Telefon – für viele Gäste ist das der erste Eindruck eines Hotels. Und der zählt bekanntlich. Doch wer selbst im Hotel arbeitet, weiß: Genau dieser Moment geht leider oft verloren. Die Rezeption ist besetzt, das Team im Gespräch, die Schlange wächst und das Telefon klingelt. Wieder. Und wieder.

Das Telefon ist einer der wichtigsten Kanäle im Hotel – niemand weiß das besser als das Rezeptionsteam oder Hoteliers. Jana Popp, Geschäftsführerin des Best Western Plus Kurhotel an der Obermaintherme bringt es auf den Punkt: „Für uns war es frustrierend, dass trotz bester Organisation immer wieder Anrufe ins Leere liefen – entweder weil niemand frei war oder die Arbeitsplätze nicht besetzt waren. Das passte nicht zu unserem Anspruch an Servicequalität.“ Die Lösung wäre wohl ein Rezeptionsteam, das nie Pause macht. Wir haben eine bessere Lösung!

Telefon-KI, die mitdenkt und mitarbeitet

Stell dir vor, dein Hotel ist immer erreichbar. Auch nachts. Auch in der Hochsaison. Auch wenn Kevin gerade Gäste eincheckt und Alma den Frühstücksraum rettet. Klingt utopisch? Ist es nicht, versprochen!

Mit einer Phone AI wird genau das möglich. Eine smarte Sprach-KI übernimmt eingehende Anrufe, beantwortet Fragen zu Check-in-Zeiten, Parkplätzen oder Lademöglichkeiten, nimmt Buchungsanfragen entgegen – in mehreren Sprachen und rund um die Uhr. Dabei bleibt sie immer freundlich, geduldig und blitzschnell. Kein Warten, kein Weiterleiten, kein „Bitte versuchen Sie es später noch einmal“. Bis zu 70 % weniger Telefonstress. Zeit, die für wichtigere Dinge bleibt. Für Gäste, für Service, für echte Gastfreundschaft.

Auch bei Event Hotels war das einer der Hauptgründe für die Entscheidung für eine Phone AI. „Da wir bereits erfolgreich mit euch im Bereich Chatbot arbeiteten, war es nur konsequent den nächsten Schritt Richtung Phone AI mit euch zu planen/gehen. Uns ist es wichtig einen verlässlichen Partner an unserer Seite zu haben, der unsere Wünsche und Anforderungen umsetzt. Die Phone AI deckt 24/7 ab, was mit Manpower nicht möglich ist. Das gibt uns wiederum mehr Flexibilität bei der Planung des Dienstplans. Im Fokus stand dabei insb. die Zeitersparnis für informative, stets wiederkehrende Fragen in unseren Telefonaten, welche ca. 40 % des Gesamtvolumens ausmachen.“, so Nicole Opitz, Director Event Service Center bei den Event Hotels.

Servicequalität, die Gäste spüren

Die Einführung einer Phone AI in deinem Hotel sorgt nicht nur für mehr Effizienz, sondern auch für spürbar bessere Stimmung – sowohl bei den Gästen als auch im Team. Jana Popp erzählt: „Die AI entlastet unser Team enorm und sorgt gleichzeitig dafür, dass wir unseren hohen Service-Standard halten – oder sogar verbessern konnten. Wir merken, dass die Kundenzufriedenheit gestiegen ist, einfach weil wir schneller und zuverlässiger reagieren können. Das motiviert das ganze Team!“

Ein Hotel, das sich von KI unter die Arme greifen lässt, schafft sich einen klaren Wettbewerbsvorteil. Wer immer erreichbar ist, erhöht die Servicequalität und verpasst keine Buchungsanfrage. Dass eine KI zusätzlich auch einen tollen Brand Fit haben kann, sieht man in Bad Staffelstein: „Unser Haus lebt von einer Mischung aus Tradition und Fortschritt – da passt die Phone AI perfekt rein! KI ist für uns kein Ersatz, sondern eine starke Ergänzung, die unsere Philosophie unterstützt: effizient, zuverlässig und serviceorientiert zu arbeiten.“

Auch die interne Arbeitsweise kann sich durch den Einsatz der Phone AI positiv verändern. „Das Telefonvolumen für den Agent hat sich reduziert, da die Fragen rund um den Hotelaufenthalt abgenommen werden – das gibt dem Agenten wiederum mehr Zeit für weitere individuellere Aufgaben.“, sagt Stefan Mertens, Director E-Commerce der Event Hotels.

Die Premium KI unter den Telefon-KI Anbietern

Warum setzen immer mehr Hotels auf die Phone AI von DialogShift? Während andere Anbieter mit Standardlösungen arbeiten, bietet DialogShift eine ganzheitliche all-in-one Lösung für die Gästekommunikation, die speziell für die Hotellerie entwickelt wurde, basierend auf jahrelanger Erfahrung von der Arbeit mit über 1200 Kunden aus der Hotellerie.

Die DialogShift Phone AI begeistert nicht nur Gäste, sondern überzeugt auch technisch. Sie greift auf eine zentrale, strukturierte Wissensdatenbank zu, kennt also weit mehr als nur die Inhalte der Website und die Standard-FAQs. Sie versteht Kontexte, erkennt Rückfragen, erinnert sich an vorherige Angaben („War’s jetzt der 13. oder der 14.?“), kann sogar personalisierte Angebote erstellen oder Verfügbarkeiten kommunizieren, Buchungslinks via SMS oder WhatsApp versenden oder sogar eine Buchung komplett einbuchen. Integration ins PMS oder in den Channel Manager? Klar. Automatisierte Prozesse? Ja. Datenanalyse inklusive Sentiment? Selbstverständlich. D. h. die Hotels können einsehen, wie zufrieden die Gäste mit den Gesprächen mit der Phone AI waren.

Regelmäßige Software-Updates halten die Systeme auf dem neuesten Stand, ganz ohne Betriebsunterbrechungen. Im Hintergrund sorgen mehrfache Redundanzen, ausfallsichere Rechenzentren und eine robuste Architektur dafür, dass dein Hotel jederzeit erreichbar bleibt – auch in Spitzenzeiten.

Diese Kombination aus Innovationskraft, technischer Tiefe und echter Partnerschaft schätzen unsere Kund:innen. „Die Integration neuer Technologien und Prozesse wird uns helfen, innovativer und wettbewerbsfähiger zu werden. KI bietet eine Vielzahl an Vorteilen in unterschiedlichen Bereichen. Im Bereich Phone AI können Prozesse automatisiert werden, und der Voice Bot ist 24/7 erreichbar. Ein toller Service für unsere Gäste“, so Nicole Opitz.

Fazit: KI, die ans Telefon geht und Erwartungen (über)trifft

Was früher wie Science-Fiction klang, ist heute Hotellerie-Realität: Sprach-KI, die lebensecht klingt, flüssig kommuniziert und sogar Buchungen durchführt. Dank Fortschritten im Bereich der Voice AI und intelligenter Datenverarbeitung ist ein neues Level der Kommunikation erreicht – und Hotels profitieren davon direkt. Für Gäste heißt das: Sofort eine Antwort. Kein Warten. Kein Frust. Für Teams heißt das: Mehr Zeit für echte Gastfreundschaft. Und für Hoteliers heißt es: mehr Umsatz, weniger Stress.

Stefan Mertens sagt es wunderbar: „Und passend zum Schluss: ‚Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit.‘ Hinzu kommt die generelle Ausrichtung von Event Hotels, Prozesse sowohl für die Hotels als auch für den Gast zu vereinfachen, bzw. das Erlebnis zu verbessern. So setzen wir z. B. schon KI in den Bereichen Guest Reputation Management, Online Distribution und innerhalb der Guest Journey ein.“