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Gutes Personal zu finden und zu halten wird in der Hotellerie immer schwieriger. Gleichzeitig steigen die Erwartungen der Gäste: Sie wollen sofort eine Antwort – nicht in zehn Minuten, nicht „bitte warten“, und schon gar nicht „unsere Rezeption ist gerade nicht besetzt“. Dein Team gibt alles, aber die Telefone stehen nicht still – und selbst Superhelden brauchen irgendwann Unterstützung. Genau da kommt die DialogShift Phone AI ins Spiel.
Stell dir eine freundliche, mehrsprachige Rezeptionistin vor, die nie müde wird, keine Pause braucht und auch sonntags um 2 Uhr morgens gerne ans Telefon geht. Und die es völlig okay findet, 37 Mal am Tag die gleiche Frage zu beantworten. Klingt traumhaft, oder? Noch besser: Die Einrichtung ist einfacher, als du denkst. Mit einer einfachen Rufumleitung oder einer Integration in euer Telefonsystem kann dein Voicebot in kürzester Zeit starten.
Wenn Hotels anfangen, sich mit Phone AI zu beschäftigen, stellen sie oft Fragen wie: „Kann eure AI Schweizerdeutsch?“ oder „Findet sie Infos auf unserer Website?“ (Kurze Antwort: Ja und ja.). Aber Profis fragen anders. Hier kommen 8 Fragen, die du deinem Anbieter auf jeden Fall stellen solltest:
Fangen wir mit dem Offensichtlichen an: Wenn die Begrüßung am Telefon klingt wie aus einem alten Sci-Fi-Film, legen viele Gäste direkt wieder auf. Eine gute Phone AI klingt natürlich – freundlich, höflich, sympathisch und vor allem schnell. Egal ob du ein Designhotel in der Großstadt oder ein charmantes Landhotel betreibst – die Stimme der Phone AI sollte so natürlich wie möglich klingen. Gäste sollten wissen, dass sie mit einer AI sprechen – sie sollten es nur nicht merken.
Du musst kein Technik-Nerd sein. Aber es ist gut zu wissen, ob dein Anbieter nur auf ein einziges Sprachmodell setzt (oder gar eine Fremdtechnologie nur konfiguriert und weiterverkauft) – oder ob der Anbieter selbst die Technologie entwickelt und damit flexibel verschiedene Modelle einsetzen kann. Besser ist ein System, das mitwächst und neue Technologien integrieren kann – ganz ohne Abhängigkeiten.
👉 DialogShift ist Technologieführer für KI-Anwendungen für die Kundenkommunikation. Wir setzen wir auf mehrere Sprachmodelle und eine flexible Plattform. So bleibst du technisch immer auf dem neuesten Stand.
Ein ganz wichtiger Punkt: Woher weiß die AI eigentlich, was sie sagen soll? Kann sie Infos von der Website ziehen? Aus dem CMS (z. B. Giata Drive)? Oder aus einem frisch aktualisierten PDF-Dokument? Klingt erstmal praktisch: Website scannen, fertig. Aber oft bleibt’s dann bei oberflächlichen Antworten. Richtig gut wird’s erst mit einer zentralen AI-Datenbank – dem Herzstück der Phone AI. Je umfangreicher die Wissensbasis und je besser die Daten strukturiert sind, desto besser ist die Antwortqualität. Dafür bieten wir ein Concierge Onboarding – damit beim Start alles sitzt.
👉Bei DialogShift erstellen wir genau das: Eine zentrale, strukturierte Datenbasis mit allem, was für die Gästekommunikation wichtig ist. Diese Datenbank kannst du auch für deinen Chatbot nutzen oder für deine Email KI.
Eine Phone AI ist kein Gadget – sie ist Teil deines Teams. Sie soll entlasten, Gäste begeistern und Buchungen aufnehmen. Mal willst du, dass sie alle Anrufe übernimmt – zum Beispiel nachts oder in der Nebensaison. An anderen Tagen reicht’s, wenn sie in Stoßzeiten einspringt – zum Beispiel wenn Kevin gerade Gäste eincheckt. Wichtig ist: Du musst selbst bestimmen können, wann die AI aktiv ist, wie sie übergibt, und wann dein Team übernimmt. Genau wie bei einem echten Dienstplan.
Nicht jede Frage lautet „Wie sind die Check-in-Zeiten?“ – manchmal geht’s um vegane Frühstücksoptionen für eine Hochzeitsgesellschaft oder Hundeyoga-Retreats. Eine gute Phone AI sollte vieles selbst beantworten können – und wissen, wann es Zeit ist, an Menschen zu übergeben. Und zwar nahtlos und direkt an die richtige Abteilung. Und wenn im Spa gerade niemand rangehen kann? Kein Problem. Dann sollte die AI einen Rückrufwunsch aufnehmen – inklusive kurzer Zusammenfassung, damit dein Team später gut vorbereitet zurückrufen kann.
Jetzt wird’s richtig spannend: Integration ist der Schlüssel. Wenn die Phone AI an dein PMS, dein Buchungssystem oder CRM angebunden ist, kann sie Verfügbarkeiten prüfen, Preise nennen, Buchungen vorbereiten oder Gäste gezielt weiterleiten – direkt zur Direktbuchung. Einige Anbieter (ja, wir gehören dazu) entwickeln KI-Agenten, die noch einen Schritt weitergehen: Sie automatisieren Buchungen, versenden individuelle Angebote oder übernehmen Anfragen wie Tisch- oder Spa-Reservierungen. Deshalb gilt: Frag nicht nur, was das System heute kann. Frage, ob der Anbieter eine klare Roadmap für solche Fähigkeiten hat (und ob er die Technologie überhaupt selbst entwickelt).
Daten sind Gold wert. Deine AI sollte dir zeigen:
Bei DialogShift bekommst du genau das – inklusive Sentiment Analyse. So weißt du, wo es gut läuft – und wo du vielleicht nachjustieren kannst.
Was kostet die Lösung – pro Monat, pro Anruf, pro Minute, oder mit versteckten Extras? Niemand mag Überraschungen auf der Rechnung. Ein transparentes Modell gibt dir Planungssicherheit – und wächst mit deinem Hotel, ohne dass die Kosten explodieren.
Die Entscheidung für eine Phone AI ist mehr als nur Software. Es geht um deine Gäste, dein Team und die Zukunft deines Betriebs. Die richtige Lösung entlastet, begeistert und bringt messbare Ergebnisse – mehr Buchungen, weniger Stress, zufriedene Gäste. Aber nur, wenn du die richtige Phone AI Lösung auswählst. Also: Schau genau hin. Denk langfristig. Und wähl einen Partner, dem du vertraust und der mit dir wächst.
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Ellie Chen
Sales Managerin
ellie.chen@dialogshift.com
