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Recovery-Links per WhatsApp und SMS holen abgebrochene Buchungen zurück
Bricht ein Gast eine Buchungskonversation am Telefon vor dem Abschluss ab, verschickt DialogShift jetzt automatisch einen Recovery-Link per WhatsApp oder SMS. Damit führt der Gast seine Buchung in Ruhe zu Ende, ohne erneut anrufen zu müssen.
Ein Beispiel aus dem Alltag. Ein Gast ruft aus dem Auto an, fragt nach einem Zimmer für das Wochenende und muss auflegen, bevor die Buchung steht. Früher war diese Buchung verloren. Heute bekommt er einen Link aufs Handy und schließt die Buchung abends auf dem Sofa ab.
Die Zahlen sprechen für sich: 50 Prozent der versendeten Recovery-Links werden geöffnet. Wer den Link öffnet, landet direkt beim Buchungsabschluss, also genau an der Stelle, an der das Gespräch abgebrochen ist. Der Gast muss nichts erneut eingeben und nichts wiederholen. Die Conversion von der Anfrage zur Buchung steigt dadurch spürbar.
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Das Email-Relay der Phone AI löst das Problem schwieriger E-Mail-Adressen
Ruft ein Gast vom Festnetz an, fragt die Phone AI aktiv nach einer Mobilfunknummer oder E-Mail-Adresse, um Buchungslink oder Buchungsbestätigung zuzustellen. Gerade E-Mail-Adressen sind am Telefon schwer zu diktieren. Wer schon einmal versucht hat, eine Adresse wie mueller-luedenscheidt@web.de am Telefon zu buchstabieren, kennt das Problem.
Genau dafür gibt es jetzt das Email-Relay bei der Phone AI von DialogShift. Kann eine E-Mail-Adresse nicht zuverlässig diktiert werden, nutzt die Phone AI eine Alias-Adresse und leitet jede eingehende Nachricht als Link per SMS oder WhatsApp an den Anrufer weiter. Später kann der Gast seine E-Mail-Adresse eintippen, sodass sie korrekt im System ist. So lässt sich jede Buchung abschließen, selbst wenn die E-Mail-Adresse am Telefon nicht zuverlässig erfasst werden konnte. Für dein Hotel heißt das, dass keine Buchung mehr an einem Tippfehler scheitert.
Der Booking Agent akzeptiert jetzt Promo- und Firmencodes am Telefon
Der Booking Agent unterstützt Promo- und Firmencodes für Telefonbuchungen für ausgewählte Systeme. Nennt der Gast im Gespräch einen Code, bietet die Phone AI automatisch die passende Rate an. Dein Stammgast von der Firma nebenan nennt einfach seinen Firmencode und bekommt sofort die verhandelte Rate, ohne dass jemand an der Rezeption ran muss.
Wichtig für deine Ratenstrategie ist dabei der Schutz der Codes. Wird kein Code genannt, bucht die DialogShift Phone AI ohne Code. Die Promo-Rate erscheint also nie ungewollt, selbst wenn sie grundsätzlich freigegeben ist.
Fünf neue Funktionen machen die Phone AI flexibler
Auch darüber hinaus hat sich bei der Phone AI einiges getan.
Die Buchungslimits sind für den Booking Agent jetzt selbst konfigurierbar und flexibel anpassbar. Mindest- und Höchstalter der Kinder sowie die maximale Zahl an Erwachsenen und Kindern gelten für Chatbot und Phone AI gleichermaßen. Zusätzlich legst du im Self-Service fest, wie viele Gäste pro Zimmer und wie viele Zimmer die Phone AI maximal bucht. Ist ein Limit von mindestens zwei Zimmern hinterlegt, greift das in allen Buchungswegen des Booking Agent, und erst bei Überschreitung des Limits wird an einen Mitarbeiter weitergeleitet.
Für den Booking Agent gibt es außerdem ein Freitextfeld für individuelle Anweisungen. Was du dort einträgst (z.B. einen Mindestaufenthalt), berücksichtigt die KI an jeder Stelle im Buchungsprozess.
Außerdem gibt es individuelle Anweiseungen für die KI, die bei jeder allgemeinen Frage priorisiert berücksichtigt werden. Ein praktisches Beispiel sind abweichende Spa-Öffnungszeiten für externe Gäste. Die KI fragt dann zunächst nach, ob es sich um einen Hotelgast oder einen externen Gast handelt, bevor sie antwortet.
Manche Gäste rufen an und wollen direkt einen Mitarbeiter sprechen, ohne mit der KI gesprochen zu haben. Vor einer Weiterleitung an einen Mitarbeiter lassen sich jetzt zwei Alternativen anbieten. Der Booking Agent kann automatisch gestartet werden, falls er noch nicht aktiv war, und ein individueller Text kann vorgelesen werden mit der Rückfrage, ob die Weiterleitung weiterhin gewünscht ist. Beides ist im Self-Service pro Department konfigurierbar und richtet sich an Gäste, die lieber mit einem Menschen buchen möchten, ohne es zuvor mit der Phone AI versucht zu haben. So entlastet du dein Team, ohne einem Gast das persönliche Gespräch zu verwehren.
Journey Messaging AI bekommt mehr Übersicht und mehr Kontrolle
Mit der Journey Messaging AI begleitet dein Hotel jeden Gast automatisch entlang seiner Guest Journey, etwa mit einer Buchungsbestätigung, einer Vorfreude-Nachricht vor der Anreise oder einer Feedback-Anfrage nach der Abreise, zum Beispiel per WhatsApp. Welche Nachricht wann an welche Gäste geht, steuerst du über sogenannte Flows in DialogShift. Antwortet ein Gast auf eine Nachricht, übernimmt die Chat AI das Gespräch. Zwei Neuerungen machen diese Flows jetzt deutlich einfacher zu steuern.
Flow-Änderungen gelten jetzt auch für laufende Journeys
Bisher wirkten sich Änderungen an einem Flow nur auf neue Journeys aus. Jetzt gelten Updates für alle Journeys. Wird ein Flow geändert, öffnet sich ein Popup mit mehreren Optionen, wie sich die Änderung auf bereits laufende Journeys auswirken soll.
Ein Beispiel. Du verbesserst deine Vorfreude-Nachricht am Montag, und schon die Gäste, die am Freitag anreisen, bekommen die neue Version.
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Über die Retro-Queue fügst du einen neu aktivierten Flow auch nachträglich zu bestehenden Journeys hinzu. Zusätzlich werden Instant-Trigger-Flows, also Flows, die etwa auf der tatsächlichen Anreise basieren, jetzt in der Journey-Detailansicht in einer eigenen Sektion angezeigt, auch wenn der genaue Zeitpunkt noch nicht feststeht. Den vollständigen Überblick über alle Journey-Messaging-Änderungen findest du ab sofort im neuen Changelog.
Booking Agent AI mit MEWS jetzt noch besser
Hotels mit MEWS als PMS binden ihre Buchungsagenten ab jetzt direkt über den MEWS Marketplace an. Die Einrichtung ist in der Regel innerhalb von 12 bis 48 Stunden erledigt. Ist die Verbindung aktiv, übernimmt der Booking Agent in Chat und Telefon Verfügbarkeiten, Zimmerkategorien und Preise direkt aus MEWS. Dein Gast bekommt also immer den Preis, der in deinem PMS gerade gilt. Der Booking Agent übernimmt den kompletten Buchungsabschluss inklusive Zahlungsabwicklung im Chat und am Telefon.
Die volle Kontrolle bleibt bei dir. Welche Zimmerkategorien und Raten der Agent anbieten darf, legst du selbst in der DialogShift App fest. Beschreibungen und Bilder pro Zimmerkategorie übernimmt der Agent aus MEWS. Mit dem Availability Analyzer kannst du jederzeit selbst überprüfen, ob alles stimmt und ob die richtigen Raten vom Booking Agent angeboten werden.
Über dieselbe MEWS-Anbindung läuft außerdem die Journey Messaging AI, sodass Buchungs- und Gästedaten automatisch fließen, ganz ohne separate Einrichtung.
Booking Agent AI mit apaleo ausgebaut
Auch die apaleo-Integration wurde deutlich ausgebaut. Jede Chat- oder Telefon-Konversation kann zu einem durchgehenden Buchungsprozess werden, von der Verfügbarkeitsprüfung bis zum direkten Buchungsabschluss mit Zahlung.
Hotels verbinden sich eigenständig per OAuth mit apaleo, ganz ohne Entwickler-Ticket. Property zuordnen, Kanal und Ratenpläne festlegen, fertig. Der Booking Agent fragt Reisezeitraum und Belegung ab und zeigt verfügbare Zimmertypen direkt im Chat als Bilderkarussell inklusive Bestpreis, powered by der apaleo-Angebots-API.
Der Booking Agent schließt die Buchung komplett ab. Die Buchung landet unmittelbar in apaleo, und braucht die Rate keine Vorauszahlung, ist sie sofort bestätigt. Bei Raten mit Kreditkarte oder Vorauszahlung übernimmt ein sicherer apaleo/Adyen-Zahlungslink den Rest, ohne dass DialogShift Zahlungsdaten speichert. Unbezahlte Zahlungslink-Buchungen verfallen automatisch nach 75 Minuten, für saubere Bücher ohne Nachbearbeitung. Kanal, Ratenpläne und Zimmerbilder bleiben flexibel konfigurierbar. Du entscheidest, welche Raten und Bilder der Agent im Buchungsdialog zeigt.
Was diese Updates für dein Hotel bedeuten
Alle Updates der letzten sechs Wochen zahlen auf dasselbe Ziel ein. Deine Gäste buchen, fragen und erhalten Antworten über eine zentrale KI, während dein Team sich um die Gäste vor Ort kümmert. Abgebrochene Buchungen kommen zurück, Telefonbuchungen scheitern nicht mehr an Tippfehlern, und deine PMS-Daten fließen ohne Handarbeit in jede Konversation.
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