Achat Hotels automatisiert Telefonbuchungen mit DialogShift und DIRS21
Die Hotelgruppe Achat Hotels betreibt über 30 Häuser im deutschsprachigen Raum. Ein erheblicher Teil der Buchungen kommt über das Telefon, und mit wachsendem Anrufvolumen wurde es zunehmend schwieriger, jede Anfrage zu bedienen, ohne das Reservierungsteam dauerhaft zu überlasten.
Achat entschied sich für den Marktführer: die Phone AI von DialogShift, direkt integriert mit DIRS21 als bestehende Buchungsengine. Seit Herbst 2025 läuft der Voice Booking Agent am Telefon bei allen Achat Hotels im produktiven Einsatz. Er nimmt Anrufe entgegen, ruft live Verfügbarkeiten und Preise aus DIRS21 ab und schließt Buchungen ab, rund um die Uhr, in mehreren Sprachen, meist ohne dass ein Mitarbeiter den Hörer abnehmen muss.
Die Ergebnisse sind beeindruckend. Etwa 30 Prozent aller Anrufe löst die Phone AI vollständig selbst, ohne jede Mitarbeiterbeteiligung. Bei den Gesprächen, die ans Team weitergeleitet werden, ist die Gesprächszeit bis zu 55 Prozent kürzer, weil die Phone AI Anliegen, Eckdaten und Wünsche bereits im Vorgespräch aufnimmt. Für die gesamte Gruppe bedeutet das über 220 Stunden Gesprächszeit pro Monat, die kein Mitarbeiter mehr aufwenden muss.
Die Conversion von Verfügbarkeitsanfrage zu Buchung liegt bei mindestens 28 Prozent. Davon schließen etwa 15 Prozent der Anrufenden die Buchung vollautomatisch ab, ohne dass ein Mitarbeiter übernehmen muss. Die restlichen Buchungen beginnen mit der Phone AI und enden in einem kurzen Gespräch mit der Rezeption, weil manche Gäste den letzten Buchungsschritt lieber mit einem Menschen machen.
Echtzeit-Verfügbarkeiten und kanalspezifische Tarife durch die DIRS21-Integration
Ein Booking Agent ist nur so gut wie die Daten, auf die er zugreifen kann. Die direkte Integration zwischen DialogShift und DIRS21 stellt sicher, dass der AI Agent zu jeder Anfrage in Echtzeit aktuelle Preise, Verfügbarkeiten und Zimmerbeschreibungen aus DIRS21 abruft, inklusive Bilder und Rateninformationen. Der Gast bekommt eine verlässliche Antwort und kann sofort buchen.
DIRS21 erlaubt dabei eine granulare Steuerung. Hotels können für die Phone AI eigene Telefontarife hinterlegen und für den Chat separate Tarife definieren. Wer telefonischen Gästen andere Konditionen anbietet als dem Online-Besucher, bildet das vollständig im System ab. Die Steuerung liegt beim Hotelier.
Aktivierung der Integration für bestehende DialogShift und DIRS21 Kunden
Hotels, die bereits DialogShift und DIRS21 nutzen, aktivieren die Integration mit einem einzigen Schritt, indem sie eine Channel-ID im DialogShift-System hinterlegen. Kein aufwendiges Onboarding, keine Zusatzkosten für die Einrichtung. Ab diesem Moment zieht sich der Booking Agent alle relevanten Daten aus DIRS21 automatisch, Zimmerbilder, Beschreibungen und Raten. Hotels können selbständig in DialogShift die Zimmerkategorien und Raten aktivieren, die der AI Booking Agent verkaufen darf.
Zwei starke Systeme, nahtlos integriert
DIRS21 ist seit über 25 Jahren die führende Buchungsengine im deutschsprachigen Hotelmarkt. Über 5.300 Hotels verwalten damit ihre Preise, Verfügbarkeiten und Direktbuchungen. Besonders bei kleineren und mittelständischen Häusern ist DIRS21 tief im Alltag verankert.
DialogShift automatisiert die Gästekommunikation über Chat, Telefon und E-Mail. Der Booking Agent ist das Herzstück: Er verbindet die Hotel-KI direkt mit dem Buchungssystem. Gäste können Zimmer nicht mehr nur anfragen, sondern direkt buchen, ohne die Konversation zu verlassen. Die Integration beider Systeme macht aus diesem Buchungsagenten einen vollwertigen Verkaufskanal.
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